Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist:

FeWocation GmbH
Adenauerallee 9
52066 Aachen, Deutschland
E-Mail: info@fewocation.de
Geschäftsführer: Jan Schilderink, Philipp Kremer
Amtsgericht Aachen, HRB 25982 · USt-IdNr. DE 354797527

Auf der Plattform arbeiten zwei Gruppen mit unterschiedlichen Rollen, und daran hängt, wer für welche Daten verantwortlich ist:

• Verwalter und ihre Mitarbeiter nutzen die Plattform als Kunden. Für ihre Konto- und Nutzungsdaten sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
• Gäste, Eigentümer und Dienstleister unserer Kunden erscheinen in den Daten, die ein Verwalter in der Plattform verarbeitet. Insoweit handeln wir als Auftragsverarbeiter für den jeweiligen Verwalter (Art. 28 DSGVO); dieser bleibt Verantwortlicher und ist erste Anlaufstelle für Betroffenenrechte. Wir unterstützen ihn dabei.

Zugangsdaten zu Drittdiensten legen wir verschlüsselt ab (AES-256-GCM). Sie sind in der Oberfläche nicht einsehbar und werden ausschließlich für Aufrufe an den jeweiligen Dienst entschlüsselt.

Verwalter können ihre eigenen Meta-Konten mit der Plattform verbinden, um Beiträge zu veröffentlichen und mit Gästen zu kommunizieren. Die Verbindung entsteht ausschließlich dadurch, dass ein Verwalter sich aktiv bei Meta anmeldet und die Freigabe erteilt. Ohne diesen Schritt verarbeiten wir keine Meta-Daten.

4.1 Facebook-Seiten und Instagram

Nach dem Verbinden verarbeiten wir:

• Kennung und Name des Business-Portfolios sowie der freigegebenen Facebook-Seiten und Instagram-Konten, deren Nutzername und Profilbild
• Zugriffstokens für diese Konten (verschlüsselt gespeichert)
• Beiträge, die über die Plattform erstellt werden: Text, Bilder, Zeitpunkt, Veröffentlichungsstatus und die Kennung des veröffentlichten Beitrags

Bereits auf einer Seite veröffentlichte Beiträge und deren Kennzahlen (Likes, Kommentare) rufen wir bei Bedarf live bei Meta ab und speichern sie nicht. Die Anmeldung erfolgt über „Facebook Login for Business“ beziehungsweise „Business Login for Instagram“; wir erhalten dabei keinen Zugriff auf private Nachrichten, Freundeslisten oder das persönliche Profil der anmeldenden Person, die über die genannten Angaben hinausgehen.

Zweck: Erstellen, Planen und Veröffentlichen von Beiträgen im Auftrag des Verwalters. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: bis der Verwalter die Verbindung trennt oder das Konto in seinen Meta-Einstellungen entfernt; Tokens werden dann sofort gelöscht.

4.2 WhatsApp Business

Verbindet ein Verwalter ein WhatsApp-Unternehmenskonto, verarbeiten wir dessen Kennungen (Konto- und Rufnummern-ID), die zugehörigen Zugriffstokens sowie die über die Plattform gesendeten und empfangenen Nachrichten einschließlich Rufnummer, Inhalt, Zeitpunkt und Zustellstatus. Nachrichteninhalte dienen der Kommunikation mit Gästen des Verwalters und werden in dessen Auftrag verarbeitet.

4.3 Weitergabe an Meta

Beiträge und Nachrichten werden naturgemäß an Meta übermittelt, damit sie dort veröffentlicht beziehungsweise zugestellt werden können. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland. Es gelten zusätzlich die Datenrichtlinie von Meta.

Verwalter und ihre Mitarbeiter können ihren eigenen Google Kalender mit der Plattform verbinden, um die Termine des Teams im Bereich „Termine“ zu sehen, freie Zeiten zu finden und Termine einzutragen, zu ändern oder zu löschen. Die Verbindung entsteht ausschließlich dadurch, dass eine Person sich bei Google anmeldet und den Zugriff ausdrücklich erlaubt. Ohne diesen Schritt verarbeiten wir keine Google-Daten.

5.1 Welche Berechtigungen wir anfragen

• E-Mail-Adresse des Google-Kontos (openid, email) — um das verbundene Konto zu benennen und Ihnen zuzuordnen.
• Liste Ihrer Kalender (calendar.calendarlist.readonly) — damit Sie auswählen können, welche Kalender übernommen werden, und um zu erkennen, ob Sie in einem Kalender Termine eintragen dürfen.
• Termine in Ihren Kalendern lesen und bearbeiten (calendar.events) — um die Termine der ausgewählten Kalender anzuzeigen und Termine anzulegen, zu ändern oder zu löschen, wenn Sie dies in der Plattform auslösen.

Wir fragen keinen Zugriff auf Gmail, Kontakte, Drive oder andere Google-Dienste an und können darauf nicht zugreifen.

5.2 Welche Daten wir verarbeiten und speichern

• E-Mail-Adresse des verbundenen Google-Kontos
• Zugriffs- und Aktualisierungstoken (verschlüsselt gespeichert, AES-256-GCM)
• Kennung und Name der von Ihnen ausgewählten Kalender sowie Ihre Schreibberechtigung darin
• Termine der ausgewählten Kalender von 30 Tagen zurück bis ein Jahr voraus: Titel, Beginn, Ende, ganztägig ja/nein, Ort, Beschreibung, ob der Termin als „frei“ markiert ist, ob er zu einer Serie gehört, sowie die Termin-Kennung bei Google

Die Termine werden etwa alle 15 Minuten neu abgerufen und als Zwischenspeicher abgelegt, damit die Ansicht schnell ist. Teilnehmerlisten, Anhänge, Videokonferenz-Links und Erinnerungen übernehmen wir nicht. Termine älter als 30 Tage werden beim nächsten Abruf entfernt.

5.3 Wofür wir die Daten verwenden

Ausschließlich für die sichtbaren Funktionen der Plattform: Termine anzeigen, freie Zeiten berechnen und Termine auf Ihre Veranlassung eintragen, ändern oder löschen. Auf Wunsch kann der KI-Assistent der Plattform („Rocket“) diese Funktionen für Sie ausführen; das Eintragen, Ändern und Löschen von Terminen setzt dabei jedes Mal Ihre Bestätigung voraus.

• Keine Nutzung für Werbung, Profilbildung oder Marktforschung.
• Kein Verkauf und keine Weitergabe an Dritte — außer an die in Abschnitt 7 genannten Auftragsverarbeiter, soweit dies für die genannten Funktionen nötig ist, oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
• Keine Verwendung zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner KI- oder Machine-Learning-Modelle — weder durch uns noch durch den KI-Anbieter.
• Kein Lesen durch Menschen, außer Sie haben im Einzelfall zugestimmt (etwa im Rahmen einer Supportanfrage), es ist zur Sicherheit oder Missbrauchsabwehr nötig oder gesetzlich vorgeschrieben.

Wer welche Termine sieht, legen Sie beim Verbinden fest: nur Sie selbst oder die Administratoren Ihrer Organisation. Ändern können Termine nur Sie bzw. bei einem gemeinsamen Kalender der Organisation deren Administratoren.

5.4 Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Widerruf

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung der vom Kunden gebuchten Leistung). Speicherdauer: bis Sie die Verbindung trennen. Entfernen Sie in der Plattform unter Organisation → Termine den letzten Kalender eines Google-Kontos, löschen wir sofort die gespeicherten Termine und Zugangsdaten und geben den Zugang bei Google zurück. Sie können den Zugriff außerdem jederzeit unter myaccount.google.com/permissions entziehen; danach ist kein Abruf mehr möglich, und die gespeicherten Termine entfernen wir auf Ihre Anfrage bzw. mit dem Entfernen des Kalenders.

Die Plattform bietet Funktionen, die Texte vorschlagen, Nachrichten einordnen oder Aufgaben zusammenfassen. Dafür werden die jeweils benötigten Inhalte an Anthropic PBC übermittelt und dort verarbeitet. Eine Verwendung der Inhalte zum Training der Modelle findet nach Zusage des Anbieters nicht statt. Ergebnisse sind Vorschläge; Veröffentlichungen und Nachrichten an Gäste setzen eine Bestätigung durch einen Menschen voraus, soweit sie nicht ausdrücklich vom Verwalter automatisiert wurden. Daten aus verbundenen Google-Kalendern gehen nur dann an den KI-Anbieter, wenn Sie den Assistenten ausdrücklich nach Ihren Terminen fragen, und nur so weit, wie es für die Antwort nötig ist (siehe Abschnitt 5).

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen. Eingesetzt werden je nach gebuchtem Funktionsumfang:

Soweit ein Dienstleister Daten außerhalb der EU verarbeitet, geschieht dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln oder eines Angemessenheitsbeschlusses. Angaben zum jeweiligen Verarbeitungsort und die Auftragsverarbeitungsverträge stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77)

Wenden Sie sich dafür an info@fewocation.de. Betreffen Ihre Daten die Verwaltung einer Ferienwohnung, ist in der Regel der jeweilige Verwalter Verantwortlicher; wir leiten Ihr Anliegen dann unverzüglich weiter.

Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Wie Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen und wie Sie eine Verbindung zu Meta oder Google wieder trennen, steht ausführlich auf der Seite Datenlöschung.

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS. Zugriffe innerhalb der Plattform sind je Organisation getrennt und werden sowohl in der Datenbank als auch in der Anwendung geprüft. Zugangsdaten zu Drittdiensten, Meldedaten von Gästen sowie Transkripte von Telefonaten werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert.

Über „Auf dem Laufenden bleiben“ auf platform.fewocation.de können Sie sich für unseren Newsletter eintragen. Darin informieren wir Sie per E-Mail über den Start der Plattform und über Neuigkeiten zu FeWocation. Für die Anmeldung genügt Ihre E-Mail-Adresse.

Bestätigung per E-Mail (Double-Opt-In)

Nach dem Eintragen erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie ihn anklicken, ist Ihre Anmeldung gültig. Ohne Bestätigung senden wir Ihnen keinen Newsletter.

Abmeldung

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder mit einer Nachricht an info@fewocation.de. Danach erhalten Sie keinen Newsletter mehr.

Gespeichert werden die Daten auf den in Abschnitt 7 genannten Systemen (Serverbetrieb und Datenbank); versendet wird über unseren E-Mail-Dienst.

Über das Formular auf platform.fewocation.de/partner können Sie sich als Partner für unser Empfehlungsprogramm bewerben. Wir verwenden Ihre Angaben, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten und Sie zum Partnerprogramm zu kontaktieren. Später dienen sie der Zuordnung geworbener Kunden und der Abrechnung Ihrer Provision.

Bestätigung per E-Mail (Double-Opt-In)

Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie ihn anklicken, ist Ihre Bewerbung bestätigt. Setzen Sie im Formular zusätzlich das freiwillige Häkchen für Neuigkeiten zur Plattform, gilt dafür Abschnitt 11.

Empfänger und Widerruf

Empfänger sind die von uns eingesetzten Dienstleister für Hosting und E-Mail-Versand (Abschnitt 7). Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und die Löschung Ihrer Daten verlangen — mit einer Nachricht an info@fewocation.de.

FeWocation GmbH operates a property-management platform for holiday-rental managers. Managers connect their own Meta assets to publish content and to message their guests.

• Facebook Pages / Instagram: we store the business portfolio, page and Instagram account identifiers, names, usernames, profile pictures and encrypted access tokens, plus the posts created through our platform. Published posts and their engagement metrics are read live from the Graph API and are not stored.
• WhatsApp Business: we store the WhatsApp Business Account and phone number identifiers, encrypted access tokens, and the messages sent and received through the platform.
• Purpose: performing the service the manager contracted us for. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR. Retention: until the connection is removed; tokens are deleted immediately at that point.
• Deletion: see our data deletion page, which also documents our data deletion callback.

FeWocation's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

• Scopes: openid, email, calendar.calendarlist.readonly and calendar.events. We use them to let a property manager connect their own Google Calendar, choose which calendars to show, view their events in our "Appointments" page, find free time slots, and create, update or delete events when the user triggers it.
• Data stored: the Google account e-mail, encrypted OAuth tokens, the IDs and names of the selected calendars, and the events of those calendars (title, start, end, all-day flag, location, description, free/busy flag, recurrence flag, event ID) for a window of 30 days in the past to one year ahead. Attendees, attachments and conference links are not stored.
• No secondary use: Google user data is not used for advertising, is not sold, is not transferred to third parties except to our sub-processors as necessary to provide the feature, and is not used to develop, improve or train generalized AI or machine-learning models. Humans do not read the data unless the user has given affirmative consent, it is necessary for security purposes, or required by law.
• AI assistant: if the user asks our in-app assistant about their appointments, the relevant events are processed by our AI sub-processor (Anthropic) solely to answer that request; Anthropic does not use this data to train its models. Creating, updating or deleting events through the assistant always requires the user's explicit confirmation.
• Retention and revocation: data is kept until the user disconnects the calendar; removing the last calendar of an account deletes the stored events and tokens immediately and revokes the token at Google. Users can also revoke access at myaccount.google.com/permissions. Contact: info@fewocation.de.